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Stütze für den Sprung ins Ungewisse

Rezension von: Cosack, Digitalisierung erfolgreich umsetzen. Ein Leitfaden für jede Anwaltskanzlei, Bonn 2020, 256 S.

Dr. Sebastian Feiler

Ilona Cosack hat bereits mehrere Werke im Bereich des Anwaltsmarketings und des Praxismanagements veröffentlicht. Mit ihrem neuen, im Deutschen AnwaltVerlag erschienenen Titel nimmt sie die Digitalisierung in den Blick. Das tun derzeit viele Autoren, aber nicht viele haben wie Cosack breiten Zugriff auf Kolleginnen und Kollegen, die über Stand und Umsetzung der Digitalisierung in ihren Kanzleien Auskunft geben. Dieser vielfältige Einblick macht das Besondere des kompakten Werkes aus.

Im ersten Teil[1] umreißt Cosack Bedeutung und „Vorteile“ der Digitalisierung in Anwaltskanzleien. Ihr Begriffsverständnis der Digitalisierung ist weit gefasst und umfasst die Bandbreite von der digitalen Aktenführung, dem elektronischen Umgang mit analog oder digital eingehenden Poststücken über den elektronischen Nachrichtenaustausch mit Gerichten und Mandanten bis hin zum Agieren des Anwalts[2] im digitalen Raum der sozialen Netzwerke und des Internets. Die Einführung ist insbesondere lesenwert für „Digitalneulinge“, die sich erstmals mit der Thematik befassen.

Der zweite Teil[3] präsentiert „Meilensteine“ und Lösungsansätze auf dem Weg zur digitalisierten Kanzlei. Die Autorin stellt hier Ansatzpunkte und Bereiche vor, in denen über Digitalisierung nachgedacht oder deren Einsatz bedacht werden sollte. Dabei hat sie nicht nur die „Tools“ und Arbeitstechniken, sondern auch das „Wie“ der Einführung im Blick. Mehrfach weist Sie auf die Wichtigkeit einer überlegten und schrittweisen Digitalisierung unter Einbeziehung der Mitarbeiter aller Ebenen hin. Erkenntnisreich ist das Interview mit Carsten Kindermann,[4] der am Ende des zweiten Teils sehr strukturierte und lohnenswerte Anregungen für den Gang der Digitalisierung einer Kanzlei bietet und sich – selbst Teil der Legal Tech-Szene – auch nicht zu schade ist, jeden Interessierten an Legal Tech zu ermahnen, nicht leichtfertig „digitale Produkte“ zu ersinnen – auf dass aus Legal Tech keine zweite Dotcom-Blase werde.[5] Hilfreich sind die klaren Hinweise zur Nutzung des beA (richtiger Nachrichtenexport, Container- vs. Stapelsignatur, Rechtevergabe) und seinen Fallstricken – einschließlich des sehr klaren Statements, dass beA-Karten der Anwälte nicht in die Hände von Mitarbeitern oder Kollegen gehören.[6] Wünschenswert wären noch ergänzende Ausführungen zur Art der beA-Karte bzw. den verschiedenen, für Anwälte bestellbaren, Produkten (einschließlich einer Handreichung zum Wirrwarr der Kartenleser).

Bis hierhin ist das Buch als Einführung für Anwälte geschrieben, die sich der Thematik ganz neu (oder: noch einmal neu und strukturiert) widmen wollen. Ein interessanter Fundus, von dem auch „alte digitale Hasen“ sicher profitieren können, entfaltet sich dann im dritten Teil[7] des Buches: Cosack hat zahlreiche Interviews mit Kanzleien ganz unterschiedlichen Zuschnitts geführt, die mal mehr, mal weniger tiefen Einblick in die Arbeitsweise und Umsetzung von Digitalisierung und entsprechenden Software- und Hardwarelösungen bieten. Die Spanne der Interviewpartner reicht dabei von „jungen alten Hasen“, die seit Beginn ihrer Tätigkeit, teils schon Anfang der 2000er Jahre, digital arbeiten, über ältere Kollegen, die der Digitalisierung Vorschub geben, bis hin zu Großkanzleien, die dezernatsweise auf digitale Aktenführung umstellen. Die Interviews geben dabei einen guten Überblick über die am Markt verfügbare und eingesetzte Kanzleisoftware.

Die Interviews legen interessante Einblicke und Erkenntnisse frei. So arbeiten auch erfahrenste „Digitalanwälte“ mitunter mit zwei parallelen Akten, vernichten also Papiereingänge nicht, wobei die digitale Akte führt. Andere scannen und vernichten zeitnah. Auch der Umgang mit „Digitalakten“ im Gerichtstermin ist verschieden: Die eine vertraut der Technik noch nicht so sehr, dass er auf den Handakten-Ausdruck verzichten würde, oder nutzt bewusst Papier, um nicht „überlegen“ oder „hochnäsig“ zu wirken, der andere „wagt“ sich nur mit dem Laptop bewaffnet in die mündliche Verhandlung. Zur Datensicherung verwendet mancher noch „good and trusted“ die Bandsicherung mit täglichem Bänderwechsel, andere vertrauen schon auf Anwaltssoftware mit Cloud-Hosting und erzeugen redundante „Backups“[8] durch Nutzung von und Mehrfachspeicherung in mehreren Cloud-Produkte für Akten, Mails und Dateiserver. In der Mandantenkommunikation arbeiten viele Kolleginnen und Kollegen mit Alternativlösungen zur einfachen E-Mail, sei es PGP-Verschlüsselung oder die Kommunikation über ein geschütztes Nachrichtenportal. Beim Umgang mit Fristen hält sich mancher Interviewpartner bedeckt, während andere frei heraus angeben, Fristen rein digital zu verwalten. Die Rechtsprechung des BGH, die einen Medienbruch fordert, weil analoge Fristerfassungen gründlicher oder weniger fehleranfällig seien, wird teils scharf kritisiert. Mehrere Interviewpartner nutzen neben Standardprogrammen auch selbst – teils in Tandem mit Entwicklern – entwickelte, maßgeschneiderte Softwarelösungen. Und inzwischen ist das Dual-Monitor-Setup der Standard und bricht der Trend zum dritten Monitor die Bahn. Der Blick ins Ausland zeigt, dass digitale Kommunikation mit den Gerichten dort (z.B. in Frankreich) schon erheblich länger zur Verfügung steht.

Bezeichnend ist eine Erkenntnis, die mehrere Kolleginnen und Kollegen zum Ausdruck bringen: Digitalisierung muss, oder, sollte man wagen. Die Digitalisierung läuft als gemeinsamer Nenner und Basis auf alle Kanzleien zu. Manche Entwicklungen sind unausweichlich (beA). Für den Rest gilt es, Lösungen zu finden, mit denen der jeweilige Berufsträger zurechtkommt, und Innovationsprozesse kleinteilig zu strukturieren und Schritt für Schritt auszuführen.

Derart entspannt lässt sich die Digitalisierung gut vorantreiben. Mit Cosacks Buch im (e-)Regal gelingt das noch ein, zwei Byte motivierter.

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[1]  Cosack, S. 17-50.

[2]  Die Bezeichnung „Anwalt“ wird geschlechtsneutral verwendet und adressiert Berufsträger jeden Geschlechts (m/f/d).

[3]  Cosack, S. 51-116.

[4]  Cosack, S. 105-115.

[5]  Cosack, S. 114.

[6]  Cosack, S. 67.

[7] Cosack, S. 117-248.

[8]  Dass eine Cloud aufgrund der Echtzeitsynchronisierung kein echtes, getrennt gesichertes Backup im Sinne einer getrennt gehaltenen, selbständigen Sicherungskopie darstellt, hinterfragen nicht viele.

 

Titelbild: © Claudia Otto