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Best Practise digitales Vertragsmanagement

Markus Funk*

A. Einleitende Worte

Vernetzte Geräte, intelligente Services, individuelle Kundenwünsche, globaler Wettbewerb – nur einige Gründe für die digitale Transformation, die alle Unternehmen heute durchmachen. Fast alles, was früher einmal in persönlichen Gesprächen und Papier-Prospekten verhandelt wurde, ist heute schneller, komfortabler und vor allem auch günstiger digital möglich. Im internationalen Vergleich stehen deutsche Unternehmen, besonders im Bereich des Mittelstands, in Fragen der Digitalisierung noch am Anfang. Um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen richtig anpacken zu können, muss der Status Quo ermittelt werden und Entscheidungsträger sollten sich der Frage der Identität des eigenen Unternehmens stellen. Die Hemmschwelle vor Digitalisierung in deutschen Unternehmen begründet sich in der fehlenden Erfahrung mit neuen Technologien, der Verteidigung von bestehenden Prozessen, frei nach dem Motto: „Das haben wir doch schon immer so gemacht“ und blockierenden Sicherheitsanforderungen. „Der Mittelstand findet kein Personal für die Digitalisierung. Es fehlen vor allem das Knowhow und finanzielle Mittel“ (Umfrage von E&Y)[1]. Deutsche Unternehmen stehen vor einem Digitalisierungsberg und müssen sich zwangsläufig auf diesen Berg zubewegen.

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B. Vertragsmanagement- dezentrales Papierchaos

Bei der Suche nach potenziell digitalisierbaren Prozessen in Unternehmen rückt schnell das Thema „Vertragsmanagement“ in die nähere Betrachtung. Wenn man sich vor Augen führt, dass die Kosten eines ineffizienten, dezentralen Vertragsmanagements auf 9 % des Jahresumsatzes geschätzt werden, lohnt es sich, diesen Bereich genauer unter die Lupe zu nehmen (Quelle: IACCM)[2].

Problem:

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsoptionen. Den Überblick über alle Vertragsmodalitäten zu behalten ist mit einem „analogen Vertragsmanagement“ unmöglich. Oftmals sind die Verträge im Unternehmen dezentral organisiert. Verträge sind heutzutage immer noch buchstäblich überall anzutreffen, ob im Keller hinter den alten Computer Monitoren längst ausgeschiedener Mitarbeiter oder in Aktenschränken quer durch das ganze Unternehmen.  Hierdurch entstehen Risiken wie versäumte Fristen, es gibt keine einheitliche Informationsquelle und der Überblick fehlt. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Dokumente verloren und sind, weil nur in Papierform vorhanden, für immer unauffindbar mit der Folge: die Verträge laufen einfach weiter. Dadurch entsteht eine Unzufriedenheit auf Managementebene. Kosten laufen aus dem Ruder, das Reporting fehlt, es gibt keine dokumentierte Vertragshistorie, die Bearbeitungszeit ist wesentlich länger und alleine schon einen Vertrag zu finden wird nicht selten zur Odyssee.  Zudem leidet die Datenqualität, Genehmigungsprozesse dauern ewig und Fristen und Termine werden versäumt. Ein Großteil der Unternehmen wünscht sich eine zentrale Organisation des Vertragsmanagements, aber nur eine Minderheit an Unternehmen, weniger als 25 Prozent, hat das Thema tatsächlich schon in Angriff genommen.[3]

C. Digitales Vertragsmanagement: Was bringt das eigentlich?

Mit einem aktiven, digitalen Vertragsmanagement entfernt man sich von personengebundenem Herrschaftswissen. Nach der Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements hat das Unternehmen transparente Steuerungsinformationen.  Wer kennt es nicht, bei Fragen zu Verträgen und Dokumenten beginnt die teilweise tagelange Suche in verstaubten Ordnern und Archiven im Unternehmen. Fragen zu Verträgen aus dem Controlling, der Rechtsabteilung oder vom Wirtschaftsprüfer werden zu lästigen Unterfangen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement sind solche Fragen schnell und effizient beantwortet. Die Daten befinden sich dann zentral an einem Ort und sind von überall aus für die entsprechend autorisierten Personen abrufbar. Abhängigkeiten und Risiken lassen sich schnell erkennen, die Datenqualität verbessert sich und Workflows für Termine, Fristen und Zahlungen laufen automatisiert. So werden nie wieder Kündigungsfristen versäumt! Es entsteht ein kompletter Überblick über die laufenden Verträge des Unternehmens und auch die Beziehungen zu den einzelnen Vertragspartnern werden schnell klar. Zudem lässt sich das digitale Vertragsmanagement mit einer elektronischen Rechnungsbearbeitung verknüpfen, das bedeutet: Keine Zahlung ohne dazugehörigen Vertrag! Ein digitales Vertragsmanagement bietet zudem die Funktionen der Terminvorschau, Planung, automatisierter Terminbenachrichtigungen sowie Eskalationsstufen. Auch das Thema Reporting kommt nicht zu kurz, dieses kann ganz bequem per Kundenwunsch angepasst sowie automatisiert erstellt und versendet werden.

Ein aktiv gemanagtes, digitales Vertragsmanagement spart Unternehmen Zeit, Personalkapazitäten und Kosten.  

D. Let´s go – Machen Sie aus passiv data active data!

Alle Verträge und Dokumente an einem Ort! Effiziente Workflows und Transparenz in allen Vertragsbeziehungen! Gibt es nicht? Doch gibt es! Um ein aktives Vertragsmanagement implementieren zu können, muss aus dem ganzen passivem Datenbestand „active data“ im Unternehmen gewonnen werden. Das bedeutet: Statische Informationen in Steuerungsinformationen und Prozesse zu wandeln! Mit anderen Worten: Anpacken ist gefragt! Im ersten Schritt müssen alle analogen Verträge und Dokumente im Unternehmen buchstäblich „zusammengesucht“ werden. Bei diesem zeitaufwendigen Schritt unterstützen Experten ihre Kunden. Sie überlegen gemeinsam mit dem Kunden, ob der Vertragsbestand komplett inhouse verwaltet werden soll, eine Teillösung angestrebt wird oder man als Unternehmen mit dem Thema Vertragsmanagement eigentlich nichts zu tun haben möchte; dennoch lediglich bequem an Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verbindlichkeiten rechtzeitig erinnert werden will. Es muss vor der Umsetzung genau überlegt werden, wer auf das Vertragsmanagement auf Unternehmensseite zugreifen soll, welche Sprachen das Programm abbilden muss und wer auf Managementseite in den Implementierungsprozess miteingegliedert werden sollte. Dabei ist es enorm wichtig, alle Knowhow-Träger frühzeitig miteinzubinden. Rund 65 % aller Change Projekte in Deutschland scheitern am inneren Widerstand der Mitarbeiter.[4] Miteinander kommunizieren und über das WARUM sprechen kann hier vorbeugen.  Bei der Digitalisierung von Verträgen und Dokumenten müssen unbedingt laufende Abläufe und Prozesse kritisch hinterfragt werden, denn: „Digitalisiert man einen analogen sch*** Prozess, dann erhält man einen digitalen sch*** Prozess“.[5]  Ist man sich über alle Prozesse im Klaren, können die analogen Daten digital erfasst werden: Es beginnt die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements.

E. Lessons learned!

Was haben wir aus unseren zahlreichen Implementierungen gelernt? Je gründlicher das Zielbild von Anfang an definiert ist, desto besser wird das Ergebnis. Eine frühzeitige Überlegung, wie genau das aktive, digitale Vertragsmanagement aussehen soll und was es können muss, hilft Barrieren zu überbrücken und Verständnis in den eigenen Reihen im Unternehmen zu schaffen. Alle Beteiligten frühzeitig mit einzubinden ist enorm wichtig. Damit ist auch der Kollege aus dem Management gemeint, der nach Jahren im Unternehmen immer noch nicht weiß, wie der Scanner funktioniert. Digitalisierung kommt nicht über Nacht. Sich Zeit lassen und erst einmal mit Teilbereichen zu beginnen hilft!

F. Erfolgsfaktoren für eine gelungene Digitalisierung

Um die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich voranzutreiben, müssen mehrere Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden:

1. Chefsache:

Mitarbeiter müssen mobilisiert werden, hierfür muss die Leitung eines jeden Unternehmens sich der Veränderung verschreiben.

2. Kommunikation:

Ziele müssen definiert werden.

Ängste müssen genommen werden.

3. Kundensicht:

Der Kunde rückt in einer digitalisierten Welt immer in den Mittelpunkt.

4. Mitarbeiter:

Mitarbeiter und Teams brauchen Freiraum.

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* Markus Funk ist Leiter des Geschäftsbereichs Contract Management bei SMARTCONEX (www.smartconex.de). SMARTCONEX begleitet Kunden bei der Digitalisierung und Optimierung von Vertragsprozessen in Unternehmen, bietet jedoch auch Lösungen für die private Vertragsverwaltung.


[1] Umfrage EY: „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“, März 2017, http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY_-_Digitalisierung_im_deutschen_Mittelstand_M%C3%A4rz_2017/$FILE/ey-digitalisierung-im-deutschen-mittelstand-maerz-2017.pdf.

[2]  https://www.iaccm.com/, „Poor Contract Management Costs Companies 9% – Bottom Line”, 23. Oktober 2012, https://commitmentmatters.com/2012/10/23/poor-contract-management-costs-companies-9-bottom-line/.

[3]  Studie Bearing Point, Contract Management 2010, https://www.bearingpoint.com/files/0553_WP_EN_Vertragsmgt_final_web.pdf.

[4]  Purps-Pardigol, S. / Kehren, H., „Digitalisieren mit Hirn“, http://www.campus.de/buecher-campus-verlag/business/management-unternehmensfuehrung/digitalisieren_mit_hirn-14854.html; „Digitale Transformation 2018“, https://www.etventure.de/innovationsstudien/.

[5]  Krapp, A. / SOULSURF GMBH / Vortrag „Smarter Mittelstand“ in Bad Nauheim, Juni 2017.

Titelbild: © ApricotBrandy via Adobe Stock, #159088614