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Von Wunsch und Wirklichkeit: Vertrags- und Dokumentengeneratoren für Anwälte

- Ein Praxisbericht -

Dr. Wolfgang Dannhorn

Vertrags- und Dokumentengeneratoren für Anwälte erfreuen sich einer teils großen Aufmerksamkeit, insbesondere auf „Legal Tech“-Konferenzen. Trotzdem sind diese Lösungen in der Praxis längst nicht so weit verbreitet, wie man dies nach manchen Aussagen vermuten könnte. Es ist das Ziel des vorliegenden Beitrags, diesen Umstand ein wenig näher zu beleuchten.

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1. Der gedankliche Ausgangspunkt: Schriftstücke als Herzstück anwaltlicher Tätigkeit

 

Anwälte arbeiten mit Schriftstücken. Das Ergebnis einer anwaltlichen Beratung ist sehr häufig ein Dokument. Im gerichtlichen Prozess ist die Verschriftlichung obligatorisch, bei Verhandlungen über Verträge ebenso. Aber auch während einer laufenden Beratung wollen Ergebnisse festgehalten, Zwischenstände fixiert und Einschätzungen dokumentiert werden.

Eine besondere Anstrengung verlangt dem Anwalt oft die Erstellung eines Vertrages ab. Aus einer Vielzahl von Klauseln soll ein individuelles Dokument erstellt werden, das den Mandantenwünschen entspricht. So schmilzt manch 70 Seiten langes Musterdokument zusammen auf einen Vertrag von 10 Seiten. Im Bereich des Gesellschaftsrechtes und des Notariates ist die Erstellung von Verträgen und Dokumenten oft gedanklich noch aufwändiger. Komplizierte Rubrumsgestaltungen und mehrere miteinander zusammenhängende Dokumente – alleine im Fall der Gründung einer GmbH sind es 4 Dokumente – erschweren das Erstellen eines Entwurfes zusätzlich.

 

2. Die Idee: Steigerung der Produktivität und Reduzierung der Fehlerquote durch Automatisierung

 

Aufgrund der obigen Erfahrungen gibt es schon seit vielen Jahren Ansätze, die Erstellung von Verträgen und insgesamt von anwaltlichen Schriftstücken zu automatisieren. Neuerdings wird hier von „Legal Tech“ gesprochen. Derartige Überlegungen werden als innovativ und disruptiv gekennzeichnet.[1] Folgende Aussagen und Versprechen werden gemacht:

 

Anwälte sind ständig mit der Erstellung von Dokumenten befasst. Gleichzeitig sind Mandanten nicht mehr bereit, für die Erstellung von Standarddokumenten, insbesondere Standardverträgen zu bezahlen. Diese Dienstleistung wird aber von jedem Anwalt erwartet. Der Anwalt befindet sich also in einem Dilemma: Kann er diese Verträge nicht bereitstellen, so empfindet dies der Mandant als Mangel. Erstellt er derartige Verträge, läuft er Gefahr, nicht gewinnbringend zu arbeiten. Einen Ausweg bietet hier allein die Automatisierung: Denn nur so ist es möglich, ein Dokument zu erstellen, das die Wünsche des Mandanten berücksichtigt, jedoch gleichzeitig keinen unvertretbaren zeitlichen Aufwand mit sich bringt.

Auch Anwälte machen Fehler. Vor allem bei der Erstellung von Dokumenten treten diese Fehler gehäuft auf. Platzhalter werden übersehen und Klauseln falsch gesetzt, obwohl all dies einer Automatisierung zugänglich ist und dadurch die Qualität der anwaltlichen Beratung deutlich gesteigert werden könnte.

 

Teilweise sind Verträge hoch standardisiert und verfügen über keine komplizierten Varianten. Mit einer entsprechenden Softwarelösung könnten derartige Verträge auch von nichtjuristischen Mitarbeitern erstellt werden. Damit könnte die in einer Anwaltskanzlei anfallende Arbeit besser verteilt werden.

Vorlagen sind in Anwaltskanzleien oft nicht zentral verfügbar. Mit einer entsprechenden Softwarelösung könnte das an dieser Stelle vielfach vorhandene Wissen zentralisiert und für jedermann einsetzbar gemacht werden.

 

3. Die Entwicklung von IT-Lösungen zur automatisierten Dokumentenerstellung

 

Bereits seit den 70er Jahren des vorigen Jahrhunderts existieren Lösungen zur automatisierten Erstellung von Dokumenten. In den 80er Jahren entstanden in Deutschland die ersten automatisierten Lösungen für das gerichtliche Mahnverfahren, und kommerzielle Produkte begannen, insbesondere in den Vereinigten Staaten, Fuß zu fassen. Mittlerweile lässt sich am Markt eine Vielzahl von Produkten identifizieren, die für sich in Anspruch nehmen, schnell und einfach anwaltliche Vorlagen zu erfassen, deren Individualisierung zu automatisieren und dadurch für einen signifikanten Produktivitätsfortschritt zu sorgen.

Allen diesen Produkten ist zu eigen, dass zunächst Vorlagen erstellt werden müssen. Diesen Vorlagen können Regeln mitgegeben werden. Häufiges Beispiel ist die Erstellung der Regel, ob eine männliche oder weibliche Form im Text verwendet werden soll. Weitere Regeln beinhalten z.B. die Frage, ob ein bestimmter Paragraph oder Absatz zu setzen ist (im Arbeitsrecht: „Soll der Arbeitsvertrag eine Reisekostenregelung enthalten?“ – bei Bejahung der Frage: „Welche der folgenden Regelungen soll herangezogen werden?“). Diese Regeln sind vom Erarbeiter der jeweiligen Vorlage zu definieren, ebenso wie die Formatierung, die den jeweiligen Platzhaltern zu Grunde liegt (z.B. sollte bei „Kaufpreis“ eine Zahl eingetragen werden, die zwei Dezimalstellen hat und später in der Erstellung währungstypisch formatiert wird).

Nach der Konfiguration der Vorlagen kann der Endnutzer dann ein zu erstellendes Dokument wählen (z.B. „Arbeitsvertrag“). Nach der Beantwortung verschiedener Fragen („Handelt es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag?“ etc.) werden in einem letzten Schritt die verbliebenen Platzhalter (z.B. der Name des Arbeitnehmers, das monatliche Gehalt etc.) in einer Maske eingetragen. Anschließend erhält der Nutzer das generierte Dokument im Word-Format und kann damit weiterarbeiten.

Technisch gesehen gibt es dabei zwei grundsätzlich unterschiedliche Herangehensweisen, diesen Workflow umzusetzen:

 

Die eine Umsetzungsstrategie basiert auf einer strikten Verwendung des Microsoft-Word-Formates. Word-Dokumente lassen sich „manipulieren“ und verändern. Es ist daher möglich, Word-Dokumente als Vorlagen einzulesen, diese Vorlagen intern einer Veränderung zu unterziehen und dann entsprechend auszugeben. Der Dokumententyp „Word“ wird dabei aber nie verlassen. Vorteilhaft ist daran, dass sich die gesamte Vielfalt von Word nutzen lässt. Allerdings ist der Umgang mit dem Format „Word“ softwaretechnisch nicht unproblematisch. Auch erfordern bestimmte Konstellationen, z.B. die fehlende Nummerierung eines Absatzes, wenn es sich um den einzigen Absatz eines Paragraphen handelt, besondere Anstrengungen im Hinblick auf die Entwicklung. Schließlich müssen bei den meisten derartigen Lösungen die Regeln für die Erstellung im Word-Dokument als vergleichsweise komplizierte Programmierbefehle eingefügt werden, was Bearbeiter vor erhebliche Einarbeitungsprobleme stellt. Die Vorteile des Word-Formates werden daher mit gewissen Nachteilen im Handling der einzelnen „Bausteine“ erkauft, die zu einem Dokument zusammengesetzt werden sollen.

Ein weiterer Ansatz besteht aufgrund der vorgeschilderten Probleme daher darin, die einzelnen Textbausteine als schlichte Texte nebst den dazugehörigen Formatierungen zu speichern. Das Word-Format wird an dieser Stelle daher verlassen und ein eigenes, leicht zu handhabendes Format herangezogen. Vorteilhaft ist an diesem Ansatz, dass die Kombination der verschiedenen Elemente bei der Erstellung eines Dokumentes sehr viel unkomplizierter verwirklicht werden kann. Im Gegensatz zur obigen Lösung können hier anhand eines Editors Regeln festgesetzt werden, was für den Bearbeiter meist deutlich einfacher ist. Anschließend gelangen diese Regeln bei der Dokumentenproduktion zur Anwendung. Die relative Unkompliziertheit der Regelerstellung und der Zusammensetzung der verschiedenen Bausteine bei der Dokumentenerstellung wird hier jedoch damit erkauft, dass die volle Bandbreite des Word-Formates nicht einmal ansatzweise genutzt werden kann.

 

4. Problemstellungen

 

Trotz der vielfach erprobten Ansätze und einer nun schon länger zurückreichenden Entwicklung von Anwendungen zur Vertrags- und Dokumentenerstellung sind derartige Lösungen in der Praxis, insbesondere bei Anwaltskanzleien immer noch nicht weit verbreitet. Warum ist dies so?

 

a) Das Erstellen der Vorlagen

 

Regelmäßig wird das Erstellen und Konfigurieren der Vorlagen bei allen uns bekannten Vertrags- und Dokumentengeneratoren von der Praxis als überaus kritisch angesehen. Das Erstellen und Konfigurieren der Vorlagen erfordert – unabhängig davon, welches System verwendet wird – ein tiefes logisches Verständnis von Texten. Texte müssen in eine algorithmische Logik übersetzt werden. Diese Übersetzungsarbeit setzt ein hohes Maß an gedanklicher Arbeit und auch an vertiefter Kenntnis der jeweiligen Texte voraus. Es erscheint daher kaum als möglich, mit dieser Tätigkeit Nichtjuristen zu betrauen. Am ehesten wird eine solche Arbeit derjenige bewerkstelligen können, der einerseits das spezifisch Juristische des Vertrages genau verinnerlicht hat, dem andererseits aber auch die Software und deren Anforderungen an logische Strukturen präzise vor Augen steht. Gesucht wird damit der mit einem spezifischen Gebiet vertraute Jurist, der gleichzeitig über fortgeschrittene IT-Kenntnisse verfügt. Juristen, die über diese Kombination verfügen, sind jedoch auch in großen Kanzleien bisher eher eine Ausnahmeerscheinung.

 

b) Die Pflege der Dokumente

 

Gute Vertrags- und allgemein Dokumentenmuster leben davon, sich an geänderte Erfordernisse des Rechtes selber, der Rechtsprechung und der Bedürfnisse der Mandanten anzupassen. Das Bedürfnis nach ständiger und nachgehaltener Aktualität ist daher zentral bei allen Ansätzen, ein allgemeines Vorlagensystem für Kanzleien einzurichten. Befindet sich – wie oft anzutreffen – ein zentrales Vorlagensystem auf einem Sharepoint-Server, so werden diese Aktualisierungen in Word vorgenommen. Schon dies stellt oft eine Herausforderung dar: Es bedarf eines oder mehrerer Beauftragten, die sich der Pflege der Dokumente widmen. Findet die Pflege der Dokumente nun nicht mittels Word statt, also einer Software, die im Zweifel jeder zu bedienen imstande ist, sondern mittels einer Software, deren Bedienung erst erlernt werden muss, so gestaltet sich die Pflege der Dokumente als deutlich schwieriger. Teilweise gehen diese Schwierigkeiten so weit, dass Anwaltskanzleien eigene Programmierer einstellen mussten, die die Dokumente dann entsprechend konfigurieren können. Die Aktualisierung der Vorlagen gestaltet sich mithin bei derartigen Softwarelösungen als deutlich schwieriger.

 

c) Die fehlende Anbindung an ein Kanzleimanagementsystem

 

Es ist der Traum vieler Anwälte: Der Mandant wurde bereits in einem Kanzleimanagementsystem angelegt. Dort finden sich alle relevanten Angaben zu Adresse, Vertretungsbefugnis und Verfahrensgegner. Der Anwalt möchte nun ein Dokument erstellen, z.B. einen Aufhebungsvertrag für einen Arbeitnehmer. Er wählt die entsprechende Akte im Kanzleimanagementsystem aus, fügt den zu erstellenden Vertragstypus (Aufhebungsvertrag) hinzu, beantwortet einige Fragen und erhält sogleich ein vollständiges Dokument, in das alle relevanten Angaben aus der Akte übernommen wurden. Bedauerlicherweise finden sich momentan – wenn der Verfasser recht sieht – noch keine Vertragsgeneratoren am Markt, die eine differenzierte Dokumentengestaltung ermöglichen und gleichzeitig voll in ein Kanzleimanagementsystem eingebunden sind. Dies führt dazu, dass bereits vorhandene Daten ein weiteres Mal eingegeben werden müssen, was Zeit kostet und gleichzeitig fehleranfällig ist.

 

d) Der Variantenreichtum von Verträgen

 

Viele Arten von Verträgen verfügen über eine Vielzahl denkbarer Varianten. Der Reichtum dieser Varianten wird oft erst dann deutlich, wenn man sich in der Praxis mit konkreten Fallgestaltungen auseinanderzusetzen hat. So sehr dieser Reichtum für die Werthaltigkeit juristischer Arbeit steht, so sehr stellt er aber auch ein Problem für die hier diskutierten Softwarelösungen dar. Denn es ist gerade die Aufgabe dieser Software, den Variantenreichtum in Entscheidungsbäume umzusetzen. Hier stoßen viele Lösungen an ihre Grenzen, wenn Fragen mit anderen Fragen zusammenhängen, Klauseln, die gesetzt werden, die Setzung anderer Klauseln beinhalten und insbesondere im Gesellschaftsrecht beim Rubrum und der Vertretungsberechtigung so zahlreiche Varianten denkbar sind, dass vielfach hintereinander geschachtelte Fragen von Nöten sind. Genau diese Vielfalt und Verwobenheit der Inhalte stellt sowohl die technische Seite als auch den Ersteller von Vorlagen vor erhebliche Herausforderungen: Technisch muss gewährleistet sein, dass auch solche tiefen Verschachtelungen, gepaart mit der Nummerierung und Vervielfachung von Absätzen (z.B. bei mehreren Gesellschaftern) realisiert werden können. Der Ersteller von Vorlagen wiederum muss sowohl im Hinblick auf die Fachlichkeit als auch im Hinblick auf die Software so versiert sein, dass er die Vielfalt der Vorlagen in das IT-Tool übertragen kann. Es ist genau diese Komplexität, die häufig dazu führt, dass eigentlich sinnvolle Projekte zur Einführung der hier besprochenen IT-Lösungen in Kanzleien letztlich scheitern.

 

e) Das Problem der Weiterbearbeitung

 

Durchaus häufig tritt folgende Konstellation bei Vertragsverhandlungen auf: Ein erster Entwurf wird erstellt. Dazu wird eine Software zur Vertragserstellung verwendet. Der Entwurf wird überarbeitet und neue Klauseln werden in das von der Software erstellte Word-Dokument eingefügt. Nach einiger Zeit soll eine größere Veränderung vorgenommen werden (z.B. sollen andere Klauseln zu einem bestimmten Thema gesetzt werden), die von der Software geleistet werden könnte. Allerdings sind die weiteren Überarbeitungen schon im bereits erstellten Word-Dokument eingefügt worden. Die Software kann nun lediglich den „Standardvertrag“, nicht aber die überarbeitete Version mit den hinzugefügten Klauseln entsprechend der geänderten Klauselsetzung neu erstellen und ausgeben. Dieses Ergebnis entspricht jedoch nicht dem, was vom Rechtsanwalt in dieser Situation benötigt wird. Er möchte seine schon geänderte Version mit der neuen Klauselsetzung erhalten. Dafür gibt es jedoch momentan noch keine zufriedenstellende Realisierung in den uns bekannten Softwarelösungen.

 

f) Die Scheu gegenüber neuen Softwarelösungen

 

Zuweilen wird – insbesondere in der „Legal Tech“-Szene – die Behauptung getätigt, es fänden sich zwar im Hinblick auf die Dokumentenerstellung im Speziellen und „Legal Tech“-Produkte im Allgemeinen sehr gute Produkte, jedoch sei es mitunter mit erheblichen Schwierigkeiten behaftet, Anwälte überhaupt zur Verwendung derartiger „innovativer“ Software zu bewegen. Grund sei eine Art von „Abneigung“ oder „Scheu“ von Rechtsanwälten, sich neuer Software zu bedienen. Dies ist allerdings nur zum Teil richtig. Eine gewisse „Müdigkeit“, neue Software einzusetzen, ist in diesem Business-Bereich weit verbreitet. Neue Software wird genau dort eingesetzt, wo sie einfach zu bedienen ist und einen erheblichen Mehrwert bietet. Im Bereich der Dokumentenerstellung verhält es sich aber oft genau umgekehrt: Die zu bedienende Software ist kompliziert, gleichzeitig ist für viele Rechtsanwälte mangels intuitiver Bedienoberfläche nicht sofort zu erkennen, worin der Mehrwert einer Vertragserstellungssoftware liegt.

 

g) Das Problem der fehlenden allgemeinen Verwendbarkeit erstellter Vorlagen

 

Die technische Beifügung komplexer Fragen zu den konfigurierten Vorlagen führt dazu, dass die Vorlagen bei jeder Software-Lösung in einem bestimmten, je eigenen Format vorliegen: Entweder wird das Word-Dokument mit verschiedenen Steuerungsbefehlen ausgestaltet und dadurch verändert, oder die Klauseln eines Dokumentes werden intern in einem ganz eigenen Format gespeichert. Der Verwender ist daher ohne die Software nicht in der Lage, die von ihm konfigurierten Vorlagen weiter produktiv zu verwenden. Dadurch entsteht notwendigerweise eine nicht zu vermeidende Abhängigkeit von der verwendeten Software. Viele potentielle Anwender sehen eine solche Abhängigkeit jedoch als kritisch an.

 

h) Der Wunsch nach individuellen Lösungen mit spezifisch definierten Sonderfunktionen

 

Häufig sind Anwaltskanzleien nach einer ersten Inaugenscheinnahme durchaus zufrieden mit dem Funktionsumfang einer präsentierten Softwarelösung zur Dokumentenerstellung, wünschen sich jedoch für spezifische weitere Erfordernisse neue Funktionen und Ausgestaltungen der Software. Dabei erstreckt sich der Umfang dieser Erfordernisse von einfachen Ergänzungen bis hin zu völlig neuer Funktionalität. Oft kann dabei der Kunde nicht präzise einschätzen, welcher Aufwand mit derartigen Änderungen einhergeht. Zudem stellen derartige Zusatzerfordernisse den Anbieter der Software vor nicht unerhebliche technische Herausforderungen: Sollen künftig getrennte Codebasen der dann unterschiedlichen Softwarelösungen verwaltet werden? Soll eine gemeinsame Basis mit diversen Erweiterungen geschaffen werden? Wie wird dieses System der Erweiterungen technisch aufgesetzt (sog. Feature Toggles, also zuschaltbare Funktionalität)? Oder handelt es sich letztlich um eine Auftragsentwicklung, der die ursprüngliche Software zu Grunde liegt? Alle diese Wege sind technisch darstellbar, aber der damit einhergehende Aufwand ist oft finanziell für den Kunden nicht plausibel zu machen.

 

i) Der oft begrenzte Nutzen automatisierter Dokumentenerstellung

 

Jeder Anwalt betreut andere Mandanten. Und jeder Anwalt setzt bei seiner Tätigkeit andere Schwerpunkte. Nicht jede anwaltliche Beratung bedingt die Verwendung standardisierter Dokumente. Vielmehr ergibt sich nicht selten die Konstellation, dass zwar am Anfang einer beratenden Tätigkeit die Ausfertigung bestimmter Dokumente steht, jedoch im Fortgang des Beratungsverhältnisses zum Mandanten andere und viel individuellere Problemstellungen einen breiten Raum einnehmen. Der Nutzen einer automatisierten Dokumentenerstellung, die – wie vorstehend gezeigt – doch auch viele Probleme oder jedenfalls zeitliche und finanzielle Aufwände mit sich bringt, ist dann allerdings durchaus eingeschränkt. Häufig wird aber genau dieser Aspekt sowohl von IT-Unternehmen als auch von Anwälten unterschätzt. Es gilt daher, stets genau zu analysieren, ob überhaupt ein Bedarf für die Einführung einer automatisierten Dokumenten- und insbesondere Vertragserstellung erkennbar ist.

 

5. Mögliche Schwerpunkte automatisierter Dokumentenerstellung

 

Vorstehend wurde versucht, deutlich zu machen: Die automatisierte Erstellung von Dokumenten, insbesondere von Verträgen ist mit zahlreichen Schwierigkeiten behaftet. Es bedarf sehr sorgfältiger vorausgehender Überlegungen und eines nicht zu unterschätzenden organisatorischen und fachlichen Aufwandes, um eine entsprechende Software nachhaltig erfolgreich zu betreiben.

Daher lässt sich an dieser Stelle die Frage aufwerfen: An welcher Stelle lassen sich Bereiche identifizieren, innerhalb derer eine automatisierte Dokumentenerstellung mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit erfolgreich eingeführt werden kann? Hier sind aus Sicht des Verfassers insbesondere zwei Gebiete zu nennen:

 

a) Massenhafte Erstellung von Dokumenten

 

Ein schon beschriebener guter Anwendungsfall für automatisierte IT-Lösungen im Bereich der Dokumentenerstellung ist der Bereich massenhafter Erstellung von im Grunde gleichförmigen oder sich doch sehr ähnlich sehenden Dokumenten. Word selbst stellt dafür bereits eine Serienbrieffunktion zur Verfügung. Diese lässt sich mit entsprechenden IT-Lösungen noch deutlich erweitern. Der Mehrwert für den Anwender ist bei solchen Anwendungen unmittelbar ersichtlich: Die händische Erstellung einer Vielzahl von Dokumenten ist nämlich in den entsprechenden Fallgestaltungen oft schlichtweg nicht möglich, jedenfalls nicht mit vertretbarem Zeitaufwand. [2]

 

b) Maßgeschneiderte Lösungen und Spezialbereiche

 

Ein weiterer Bereich ist aus unserer Sicht das Gebiet maßgeschneiderter Lösungen, insbesondere in Spezialbereichen. Schon vorstehend wurde das Mahnverfahren erwähnt, für das bereits seit den 80er Jahren Lösungen entwickelt und erfolgreich betrieben werden. Derartige Speziallösungen bieten sich für Kanzleien an, die auf einem bestimmten Gebiet schwerpunktmäßig beratend tätig sind und hier über klare Vorstellungen bezüglich einer Automatisierungsmöglichkeit verfügen. Derartige Ideen können dann oft mit vergleichsweise überschaubarem Zeit- und Kostenaufwand umgesetzt werden, da an dieser Stelle eine klare Spezifikation vorliegt, die eine passgenaue und nicht mit Funktionalität überladene Softwarelösung ermöglicht.

 

6. Fazit

 

Die automatisierte Vertrags- bzw. allgemeiner gesprochen Dokumentenerstellung für Anwälte ist in aller Munde. Sie gilt als ein nicht wegzudenkender Baustein der „Legal Tech Revolution“. Gleichwohl sind in der Praxis den Vorstellungen entsprechende Lösungen kaum vorfindlich. Dies rührt daher, dass solche Lösungen in der Praxis mit vielfältigen Fragestellungen konfrontiert werden. Insbesondere die Erstellung komplexer Vorlagen, die Verwaltung bzw. das Aktualisieren solcher Vorlagen und der oft doch beschränkte Nutzen entsprechender Tools sind wesentliche Hindernisse, die einer Einführung entgegenstehen. Klarere Anwendungsbereiche liegen im Bereich der massenhaften Erstellung von Dokumenten und der Speziallösungen, die einen konkreten Fall aufgreifen und automatisieren. Als Anwalt ist man gut beraten, sehr sorgfältig zu analysieren, ob und – wenn ja – welche IT-Lösung zur automatisierten Erstellung von Dokumenten herangezogen werden soll.

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[1]  Siehe z.B. Halbleib, Automatisierte Dokumenterstellung in der juristischen Praxis, in: Hartung/Bues/Halbleib, Legal Tech, München 2018, S. 267ff.

[2]  Siehe dazu auch instruktiv Northoff/Gresbrand, „Deloitte + Legal + Tech“, in: Hartung/Bues/Halbleib, Legal Tech, München 2018, S. 111f., die aus ihrer Praxiserfahrung heraus berichten.

 

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